Top 10 Mistakes New Project Managers Make- And How to Avoid Them #Part2

Մի բան, որ սովորում ես տարիներ շարունակ նախագծեր ղեկավարելուց հետո՝ նախագծային խնդիրները հազվադեպ են առաջանում մեկ գիշերվա ընթացքում։ «Կարո՞ղ ենք սա էլ արագ ավելացնել»։ «Սա չպետք է ազդի ժամանակացույցի վրա»։ «Մենք սա արդեն քննարկել ենք»։ «Հաճախորդը, հավանաբար, ամեն դեպքում սա ակնկալում է»։ «Պետք չէ ամեն փոքր փոփոխություն փաստաթղթավորել»։

Ծանո՞թ է։

Եվ հետո հանկարծ հասկանում ես, որ այն նախագիծը, որը ղեկավարում ես այսօր, էապես տարբերվում է այն նախագծից, որի իրականացման շուրջ բոլորը սկզբում համաձայնության էին եկել։ «Նոր Project Manager-ների 10 հիմնական սխալները և ինչպես խուսափել դրանցից» շարքի #Part1-ում ես սկսել էի ճիշտ պլանավորման կարևորությունից։

Իսկ #Part2-ում եկեք մեկ քայլ առաջ գնանք։

⚠️ Scope Creep-ը՝ նախագծի շրջանակի անվերահսկելի ընդլայնումը

Scope creep-ը հազվադեպ է լինում կտրուկ կամ ակնհայտ։ Այն հայտնվում է հանդիպման ժամանակ՝ որպես ընկերական առաջարկ։ «Քանի որ արդեն սա անում ենք, կարո՞ղ ենք նաև սա ավելացնել»։ Եվ քանի որ խնդրանքը փոքր է թվում, սկսնակ Project Manager-ը համաձայնում է՝ առանց նախապես գնահատելու դրա ազդեցությունը ժամանակացույցի, ծախսերի և հետագա աշխատանքների վրա։ Հետո գալիս է հաջորդ «փոքր» խնդրանքը։ Եվ հետո՝ ևս մեկը։

PMI-ի #Pulse of the #Profession զեկույցի համաձայն՝ scope creep-ը ազդում է նախագծերի կեսից ավելիի վրա։ Ուշացումով ավարտվող նախագծերի շրջանակը գրեթե միշտ ընդլայնվել է մեկնարկից հետո, և այդ փոփոխությունները շատ հաճախ հաստատվել են ոչ պաշտոնական ձևով՝ այն մարդկանց կողմից, ովքեր իրականում չունեին դրանք հաստատելու լիազորություն։

🎯 Լուծումը 👇

✅ Ներդրեք պաշտոնական Change Control Process հենց առաջին օրվանից՝ նույնիսկ փոքր նախագծերի դեպքում։ Յուրաքանչյուր նոր պահանջ պետք է գնահատվի՝ հասկանալու դրա ազդեցությունը նախագծի շրջանակի, ժամանակացույցի և ծախսերի վրա, և միայն դրանից հետո հաստատվի։ «Այո՛, մենք կարող ենք դա ավելացնել։ Թույլ տվեք ցույց տալ, թե ինչ ազդեցություն այն կունենա ծախսերի և ժամանակացույցի վրա»։ Սա լիարժեք և պրոֆեսիոնալ պատասխան է։ Օգտագործեք այն։ 😇

⚠️ Risk Management-ը դիտարկել որպես փաստաթուղթ, այլ ոչ թե շարունակական գործընթաց

Սկսնակ Project Manager-ների մեծ մասը գիտի, որ անհրաժեշտ է ունենալ Risk Register։ Նրանք ստեղծում են այն, լրացնում նախագծի մեկնարկի ժամանակ, իսկ հետո պարզապես պահում ինչ-որ տեղ։ Բայց խնդիրն այն է, որ Risk Management-ը պարզապես փաստաթուղթ չէ․ այն շարունակական գործընթաց է։ Ռիսկերը զարգանում և փոփոխվում են։ Նոր ռիսկեր են ի հայտ գալիս։ Իսկ այն ռիսկերը, որոնք դուք բացահայտել եք նախագծի առաջին օրը, վեցերորդ շաբաթում կարող են այլևս ամենավտանգավորը չլինել։ Risk Register-ը, որը պարբերաբար չի վերանայվում, ռիսկերի կառավարում չէ։ Դա պարզապես ռիսկերի փաստաթղթավորում է։ Տարբերությունն ակնհայտ է դառնում այն ժամանակ, երբ ինչ-որ բան սխալ է գնում, և թիմը ստիպված է արձագանքել մի իրավիճակի, որը հնարավոր էր նախապես կանխատեսել։

🎯 Լուծումը 👇

✅ Պարբերաբար վերանայեք ձեր #Risk #Register-ը, այլ ոչ թե վեց ամիսը մեկ անգամ։ Յուրաքանչյուր ակտիվ ռիսկի համար ստուգեք․ • Արդյո՞ք հավանականությունը դեռ նույնն է։ • Փոխվե՞լ է ազդեցությունը։ • Արդյո՞ք պատասխանատուն իրականացրել է համաձայնեցված կանխարգելիչ կամ մեղմացնող գործողությունները։ Ամսեկան կամ երկու շաբաթը մեկ Risk Register-ի վերանայումը կարող է տևել ընդամենը 10 րոպե։ Իսկ առանց նախազգուշացման իրականացած ռիսկի հետևանքները վերացնելու համար կարող են պահանջվել շաբաթներ։

ՀԻՇԵ՛Ք․ այն դժվար խոսակցությունը, որից այսօր խուսափում եք, վաղը կարող է դառնալ այն Crisis-ը, որը ստիպված կլինեք կառավարել go-live-ից առաջ՝ երեկոյան ժամը 11-ին։

💁‍♀️ Իսկ ո՞րն է այն Lessons Learned-ը, որը դուք վերջերս սովորել եք և կցանկանայիք կիսվել մյուս Project Manager-ների հետ։